Bien répondre à un appel d’offres… ou s’abstenir !

 Bien répondre à un appel d'offres ou renoncer

Bien répondre à un appel d’offres… ou s’abstenir !

Aujourd’hui nous abordons un sujet délicat, celui de franchir, ou non, le pas de répondre à un appel d’offres.

Pour bien répondre à un appel d’offres, la première étape consiste à bien le sélectionner.

Une bonne sélection s’opère lorsque vous avez établi une stratégie efficace, et lorsque vous avez validé tous les points de votre GO / NO GO, pour prendre une décision éclairée.

Si votre stratégie n’est pas établie, vous risquez de mal cibler (par rapport à vos attentes et au résultat obtenu).

Et si votre GO / NO GO n’est pas établi, il y a de grands risques pour que vous preniez une décision basée sur des éléments subjectifs… qui pourraient bien vous pénaliser, maintenant ou plus tard !

Enfin, si vous avez besoin d’une aide objective, ou simplement de conforter votre position, n’hésitez pas à prendre conseil auprès d’un professionnel, qui saura vous aiguiller, ou simplement vous apporter un petit plus qui fera la différence.

Une fois votre stratégie traduite dans votre GO / NO GO, vous êtes prêt à opérer une sélection au sein des différents appels d’offres qui, à première vue, vous intéressent.

Pour ce faire, il vous faut pré-sélectionner les avis, vérifier qu’ils contiennent toutes les informations de votre GO/NO GO, et aller chercher les informations complémentaires dans les dossiers de consultation des avis qui ne les contiennent pas toutes.

Votre pré-analyse de ces dossiers doit être méthodique et efficace. Vous ne pouvez pas perdre de temps en lisant tous les dossiers de manière approfondie, imaginez le temps perdu si aucun de fait l’affaire…

Une fois les appels d’offres validés par votre GO / NO GO, vous êtes prêts à démarrer !

La seconde étape consiste à déployer le temps, l’énergie et la compétence nécessaire pour bien répondre à l’appel d’offres.

Le temps

Répondre à un appel d’offres va vous demander un temps d’analyse qui ne doit pas être négligé. Si vous ne prévoyez pas ce temps indispensable, vous allez simplement « lire » le dossier, et sans doute passer à côté de l’essentiel : la problématique particulière de l’acheteur.

Une fois l’analyse effectuée, il vous faut encore consacrer du temps à la rédaction de votre offre. Si de nombreuses solutions d’automatisation existent, elles ne remplaceront jamais une rédaction sur mesure. En effet, un acheteur public ne mérite pas moins d’attention qu’un acheteur privé. Vous rédigez des propositions commerciales pour vos prospects privés ? Alors pourquoi fournir en réponses aux appels d’offres un mémoire tout-prêt ? C’est illogique, et surtout contre-productif. Des solutions intermédiaires existent également, c’est la pratique des blocs. Cette pratique permet de semi-personnaliser le dossier, mais reste basée sur du tout-établi. Et un seul bloc non adapté peut vous coûter la victoire… Dommage !

Nous préconisons une approche sur mesure, qui, certes, nécessite un peu plus de temps, mais qui permet également de se différencier de la concurrence, et de montrer à l’acheteur que vous avez investi le temps nécessaire pour répondre à son besoin avec toute votre attention ! Et comme tout acheteur privé, il y est sensible.

L’énergie

Répondre à un appel d’offres demande d’investir de l’énergie pour réunir les documents et informations nécessaires. En effet, si c’est votre première candidature, vous aurez à réunir les pièces administratives, auprès de différents organismes. Ne craignez pas cette étape, aujourd’hui tout est possible à distance depuis votre bureau, et quasiment instantanément ! Votre expert-comptable peut également, en fonction des pouvoirs que vous lui avez confiés, procéder à la collecte de ces documents pour vous.

Il vous faudra déployer l’énergie nécessaire pour travailler votre offre. Bien sûr, vous connaissez parfaitement votre produit ou service… Mais il faut encore démontrer à l’acheteur que vous êtes LA société dont ils ont besoin. Pourquoi vous ? Pourquoi votre produit ? Qu’avez-vous à offrir de plus que la concurrence ? Nous sommes en plein cœur de votre stratégie commerciale. C’est pour cela que vous devez mobiliser l’énergie nécessaire, ou renoncer tout simplement. C’est l’image de votre société que vous allez déposer en même temps que votre offre. Vous savez à quel point il est rapide d’être catalogué sur un faux-pas… Alors concentrez-vous sur l’essentiel : véhiculer le meilleur de vous.

Il vous faudra également tenir les délais, et sans doute mobiliser une énergie supplémentaire. Entre les travaux courants et toute l’activité dont vous avez la charge par ailleurs… Répondre à cet appel d’offres représente un véritable investissement : vous devrez sans doute ajouter ce travail de réponse à votre charge quotidienne.

Notre conseil

Nous conseillons vivement de renoncer à un appel d’offres plutôt que d’y répondre dans de mauvaises conditions. Mobiliser l’énergie nécessaire est essentiel, et peut impliquer plusieurs ressources. Il faut l’anticiper avant de vous lancer, car le risque de décrochage est grand lorsqu’on est en bout de course, surchargé, et que l’on n’a pas mesuré l’ampleur de la tâche. Mieux vaut bien mesurer au départ, et planifier vos actions sur le temps dont vous disposez.

Enfin, il faut veiller à déposer son offre dans les conditions établies par l’acheteur, car il serait dommage que votre offre soit écartée au motif qu’elle arrive trop tard, ou qu’elle est irrecevable…

Nous vous souhaitons bonne chance pour vos futurs dossiers et restons à votre disposition si nécessaire !