Répondre à un appel d’offres public : une démarche qui se travaille !
Répondre à un appel d’offres public est une démarche qui prend du temps, et qui requiert un minimum de préparation.
Les entreprises sont nombreuses à vouloir répondre aux appels d’offres des marchés publics, et c’est bien normal : c’est un marché important, et bien souvent un levier de développement.
Cependant, nous constatons au quotidien que les entreprises ont une démarche qui ne colle pas forcément avec les bonnes pratiques en la matière…
Pour commencer, le premier réflexe est souvent de chercher un modèle de réponse à un appel d’offres, ce qui est un premier pas dans la mauvaise direction (voir notre article à ce sujet).
Il faut bien comprendre quelques bases :
- L’acheteur public mérite, comme le client privé, une offre sur mesure.
- La particularité de l’acheteur public, qu’il soit une Mairie ou un Conseil Général, ou encore un organisme assimilé, est d’avoir des contraintes qui ne sont pas aussi souples que dans le privé.
- La production d’une réponse à un appel d’offres requiert une parfaite compréhension du besoin de l’acheteur. Et la bonne nouvelle, c’est que pour cela, vous disposez d’un cahier des charges extrêmement complet, comme c’est rarement le cas avec un Client privé.
Vouloir répondre aux appels d’offres, c’est bien. Vouloir bien répondre à un appel d’offres, c’est mieux !
Le second réflexe, lorsqu’une entreprise décide de se lancer à la conquête des Marchés Publics, c’est de chercher avidement des avis d’appels d’offres, et de se précipiter sur les quelques-uns qui, à première vue, « collent » avec leur recherche.
La seconde règle de base, quand on veut répondre aux appels d’offres, c’est de définir précisément les critères de sélection, et surtout, que ces critères soient cohérents avec le potentiel de votre entreprise.
Autrement dit, il est nécessaire, avant toute chose, d’élaborer une stratégie.
Pourquoi ?
Parce que c’est cette stratégie qui va vous permettre de ne pas perdre de temps, et de gagner vos appels d’offres.
Il est important de noter que votre stratégie doit prendre en considération vos attentes, mais également la cohérence de votre candidature vis-à-vis de l’acheteur public. Elle doit intégrer vos critères de décision, mais également ceux de l’acheteur. En d’autres termes, vous devez avoir une stratégie initiale de positionnement, ET une stratégie de « réaction » aux besoins de l’acheteur.
Répondre à un appel d’offres demande du temps. Toujours. Pourquoi ?
- Vous devez réunir quelques pièces administratives (pas tant que l’on pourrait croire, mais elles sont parfois longues à obtenir, et requièrent de temps en temps de se déplacer…)
- Vous devez prendre le temps nécessaire à bien comprendre le besoin de l’acheteur.
- Vous devez prendre du recul sur la demande de l’acheteur : certes, vous voulez répondre à l’appel d’offres, mais vous devez en être objectivement capable…
- Vous devez proposer au pouvoir adjudicateur une solution qui satisfasse à son besoin et qui soit rentable pour vous. Comme chacun sait, le prix est une notion importante dans l’achat public, cependant la qualité de votre solution l’est également. La pondération de la note vous apportera quelques éléments pour vous positionner correctement.
- Vous devez rédiger une offre efficace. Pour prendre un exemple de réponse à un appel d’offres efficace, si votre offre est construite exactement comme l’acheteur l’attend, il sera plus facile pour lui de trouver l’information, et donc plus facile d’évaluer la qualité de votre réponse par rapport à ses attentes. C’est l’assurance que des points ne partiront pas, faute d’avoir identifié votre élément de réponse…
Toutes ces étapes prennent du temps. Et pas n’importe lequel : un temps de réelle concentration !
Si vous voulez décrocher un appel d’offres, il faut accepter de prendre ce temps-là.
Préparer votre conquête des marchés publics, c’est anticiper :
- Détenir vos pièces administratives à jour
- Savoir déchiffrer correctement les demandes de l’acheteur : connaître les termes utilisés et les implications pour vous, en pratique (nous avons conçu un outil spécialement : « Comment répondre aux appels d’offres » disponible en librairie et en ligne – Edition classique ou e-book)
- Prendre le temps d’analyse, de construction et de rédaction de la réponse à l’appel d’offres : affecter du personnel dédié (même ponctuellement) ou recourir à un professionnel
- Connaître ses ratios de chiffrage, pour ne pas partir de rien pour faire l’offre de prix. On adapte précisément au marché, mais on ne réinvente pas la roue…
Enfin, la toute dernière chose, c’est de vraiment considérer l’acheteur public comme un client à satisfaire. C’est étonnamment rare, les préjugés y sont probablement pour quelque chose… Gardez à l’esprit que tout acheteur, public ou privé, a besoin d’être satisfait du rapport qualité prix.
La différence entre les deux est que l’acheteur privé est libre de ses choix, et que l’acheteur public doit en justifier… à méditer !