La modification du dossier de consultation, ou le principe fondamental d’égalité de traitement des candidats

 

Vous avez téléchargé un dossier de consultation, et vous avez pris le soin de vous identifier, pour recevoir les éventuelles modifications. C’est une bonne chose !

Alors que vous étiez en pleine phase de réponse, que vous aviez commencé à réunir les pièces administratives et que vous aviez complètement épluché le DCE, voilà que vous recevez un mail : le dossier de consultation a été modifié !

Vous paniquez ? Détendez-vous, nous allons vous expliquer pourquoi les DCE sont parfois modifiés, et comment aborder une modification.

Pourquoi les dossiers de consultation subissent-ils des modifications ?

Les causes les plus fréquentes sont :

• Un candidat a posé une question qui mérite un remaniement du DCE

Le principe d’égalité de traitement des candidats en Marchés Publics implique que chacun des candidats détienne les mêmes informations que les autres.

Cela peut paraître une évidence pour certains, ou à l’inverse, faire lever les yeux aux sceptiques !

Sachez que ce principe est l’un des fondements des Marchés Publics. Un marché pour lequel un candidat aurait davantage d’informations que les autres pourrait facilement être annulé en cas de recours, et le pouvoir adjudicateur (acheteur) condamné à verser une compensation pour le préjudice subi aux plaignants…

Donc, dans ce contexte, l’acheteur a tout intérêt à informer tous les candidats, au même moment, et par le même biais, d’une modification du dossier de consultation. Cela prend en général la forme d’une substitution de pièce (l’acheteur vous invite à télécharger le nouveau DCE), ou, dans le cas où la question posée ne nécessite qu’un éclaircissement, et pas une modification, une simple consignation dans les questions / réponses de la plateforme (également appelée « profil d’acheteur »).

Note : dans certains cas d’éviction (rejet de votre offre), le défaut d’égalité de traitement est flagrant : vous pouvez alors saisir immédiatement l’acheteur pour le lui signaler, et lui demander un nouvel examen des offres, et/ou vous lancer dans la contestation de l’attribution du marché (recours gracieux, référé…). A méditer tout de même : il faut que le jeu en vaille la chandelle.

• L’acheteur a identifié (avec l’aide d’un candidat ?) une « coquille » dans le dossier

Une incohérence peut être problématique. Pour donner un exemple vécu cette semaine, une caractéristique du marché était indiquée dans le CCAP, et son contraire était indiqué au CCTP. Il est important de noter que la hiérarchie des pièces est indiquée au DCE, cependant, si l’incohérence impacte directement votre offre, sur un point qualité ou sur le chiffrage, mieux vaut éclaircir le sujet en phase de réponse, car prendre le parti de se baser sur la pièce la plus importante hiérarchiquement vous expose à un risque certain.

N’hésitez pas à solliciter l’acheteur ! Pour rendre la compréhension de l’erreur plus facile pour lui, donnez-lui précisément les informations qui vous posent problème (dans telle pièce, à telle page etc). Sa réponse ne sera que plus rapide, et c’est dans votre intérêt !

Donc, vous voilà… à l’origine d’une modification de dossier de consultation ! La réponse à votre question implique le remaniement des pièces, afin que la demande soit cohérentes dans toutes les pièces du DCE.

Vous recevrez donc le fameux mail, comme tous les candidats, vous demandant de télécharger à nouveau le dossier de consultation. Pour cette fois, vous saurez où chercher la modification !

 

• Le besoin a légèrement évolué

L’acheteur lance une consultation lorsque son besoin est plus ou moins arrêté (sauf dans le cas des dialogues compétitifs, bien sûr). Dans le cas général, donc, le pouvoir adjudicateur expose une demande, fondée sur un besoin, qui a été préalablement estimé (en termes de prix – enveloppe – comme en terme de réalisation – cahier des charges ou CCTP).

Prenons un exemple. Une collectivité territoriale décide de réhabiliter une salle communale. Elle passe l’appel d’offres pour la salle de 80 m². Le DCE est mis à disposition des candidats, la phase de réponse est donc en cours.

Lors du bureau municipal suivant, on décide que la salle en question, qui sera bientôt toute belle, servira dorénavant pour tous les repas de fêtes organisés par la collectivité pour les séniors. Problème, on a oublié la main courante à fixer sur la façade ! On ajoute donc la prestation au DCE, sur le lot le plus approprié.

Il s’agit là d’un simple oubli, qui peut être intégré à un lot en cours de consultation.

L’acheteur communiquera l’information à l’ensemble des candidats ayant retiré le dossier de consultation, et substituera les pièces modifiées. Dans notre exemple : le support de chiffrage incluant la dite main courante, et le CCTP mentionnant les caractéristiques attendues pour celle-ci.

 

• Une contrainte supplémentaire est survenue, de manière imprévisible

Le DCE est disponible sur la plateforme de téléchargement, les candidats peuvent donc tous y avoir accès. Nouvel exemple : une commune souhaite faire refaire l’électricité du gymnase unique local.

Le dossier de consultation est passé sur la base des normes en vigueur sur les équipements sportifs en termes de positionnement et de luminosité des rampes de spots en plafond.

Problème : la Communauté de Communes désigne notre gymnase pour accueillir l’entrainement de l’équipe de twirling bâton (si si !! Vous savez, ce sont les majorettes qui lancent le bâton très haut… et trop haut pour la survie de nos luminaires !).

Voyez-vous venir l’investissement de 30 000 € en péril ? Oui ? L’acheteur aussi !

Résultat, on modifie le DCE pour que les luminaires soient rehaussés de 1 mètre… Ce qui influe sur la luminosité au sol… Ce qui change la donne en terme de puissance…

Nous voilà avec un nouveau DCE !

 

Que faire en cas de modification du DCE ?

Surtout ne vous précipitez pas dans le téléchargement compulsif (et exaspéré !) du DCE, et dans une nouvelle lecture complète… Cela va vous prendre du temps, et vous causer un stress que vous pouvez vous épargner !

Restez stoïque, et repérez la dernière pièce ajoutée, en fonction de sa date de mise en ligne (en général à la date de réception du mail, ou la veille).

Ne téléchargez que celle-ci, ou ne relisez que celle-ci, si vous êtes contraints de télécharger à nouveau le dossier complet (dans le cas d’un dossier zippé).

Munissez-vous de l’ancienne version, et… comparez !

Plus simple encore, si le dossier est simplement remis à disposition, ou que vous rencontrez un problème pour identifier la nouvelle pièce, vous pouvez, via la plateforme, poser la question, tout simplement : « Quelle modification a été apportée au DCE ? ». Parfois l’acheteur vous donne la réponse, parfois il vous dit quelle pièce a été modifiée…

A vous de voir s’il est plus rapide pour vous de faire la comparaison des deux fichiers ou d’attendre la réponse de l’acheteur, selon votre timing de réponse…

 

Ce focus est fait pour que vous compreniez bien que NON, l’acheteur ne modifie pas le DCE pour compliquer la vie des candidats (même si, de fait, les modifications sont perturbantes…), et surtout pour vous donner quelques astuces sur les points de vigilance en la matière ! Nous espérons qu’il vous sera utile.

 

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