Répondre à un appel d’offres, étape par étape : concrètement que faut-il faire ?
Phase 1 : veille des appels d’offres et sélection
- Chercher les appels d’offres en cours
- Vérifier qu’ils correspondent à vos capacités (que le marché est effectivement accessible et décrochable pour votre entreprise)
- Télécharger le DCE (dossier de consultation des entreprises)
Phase 2 : La réponse
Première étape pour répondre à un appel d’offres
Analyser tous les éléments du DCE : ils constituent votre base contractuelle avec l’acheteur sur ce marché, c’est-à-dire que si vous déposez une réponse à cet appel d’offres, tous ces documents vous sont opposables (= font partie de votre contrat)
- Règlement de consultation
- CCAP
- CCTP
- BPU /DQE /DPGF… pour le chiffrage
- Annexes : plans, CCAP et CCTP généraux, chartes…
Seconde étape
Constituer votre candidature comme indiqué dans le dossier. Celle-ci peut comporter plusieurs documents, et son contenu est variable d’une procédure à l’autre. Elle peut contenir des formulaires types tels que :
- DC1
- DC2
- DC4 (sous-traitance)
- DUME
- …
Constituer votre offre comme indiqué dans le dossier. Votre offre pourra contenir plusieurs documents (le plus souvent). Vous devrez produire les éléments suivants :
- Acte d’engagement
- Mémoire technique (un ou plusieurs selon la demande de l’acheteur)
- Justificatifs divers
- …
Troisième étape
Rédiger votre mémoire technique, exactement tel que l’acheteur l’attend ! Il faut pour cela utiliser toutes les informations données dans le DCE. Vous devrez répondre à un ensemble d’attentes qu’il convient d’identifier avec soin. Si certaines attentes ne sont pas traitées, vous obtiendrez une suppression de points. Si certaines attentes sont traitées partiellement ou au mauvais endroit, vous prenez le risque de vous voir retirer des points également. Sachez qu’il est difficile de revenir en arrière une fois votre offre déposée. Une fois les points perdus, vous ne pourrez pas les récupérer !
Votre mémoire technique doit permettre de donner à l’acheteur des informations précises et attendues.
C’est sur cette base que s’établit votre contrat n cas de victoire. Car, attention, votre mémoire technique, dès qu’il est déposé, devient contractuel : si vous avez menti ou été inexact, l’acheteur pourra vous contraindre (juridiquement) à tenir votre engagement inscrit au mémoire…
Dernière étape
Chiffrer votre prestation selon les attentes de l’acheteur. Le format n’est pas souple. Si vous transmettez un chiffrage de votre logiciel, cela ne conviendra pas. Il faut impérativement utiliser les supports fournis dans le DCE. Vérifiez bien que vous avez téléchargé le dossier en vous identifiant, car il n’est pas rare que les supports de prix, tout comme le reste du dossier, changent et évoluent entre le moment où vous avez téléchargé le dossier et la fin de la procédure !
Phase 3 : déposer votre offre dématérialisée
- Nommer chaque élément de votre offre comme attendu par l’acheteur
- Décomposer votre offre comme attendu par l’acheteur et la plateforme de dépôt (variable d’un dossier à l’autre et d’une plateforme à l’autre)
- Signer électroniquement votre offre et vérifier que la plateforme valide bien le certificat
- Effectuer le dépôt avant la date et heure limite (attention, c’est la fin de téléchargement sans bug qui fait foi pour l’heure de dépôt. La vitesse de chargement de votre offre dépend de votre connexion, mais également de la plateforme ! Anticipez impérativement votre dépôt car même si la plateforme rencontre un bug, vous ne pourrez pas l’argumenter et votre offre ne sera pas prise en compte si elle arrivée trop tard…)
Vous voilà prêt, il ne reste qu’à attendre le résultat ! Une fois le résultat reçu, vous pouvez sabrer le champagne… ou analyser les raisons pour lesquelles vous avez perdu.
Répondre à un appel d’offres en le confiant à un professionnel, c’est possible !
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