Un DCE bien rédigé, c’est la garantie de recevoir des offres intéressantes !
Le dossier de consultation des entreprises (DCE) est la base de toute réponse à un appel d’offres.
L’analyse du DCE est l’étape la plus importante pour les entreprises souhaitant se porter candidates. (Voir notre article à ce sujet)
L’acheteur a bien souvent une part importante de responsabilité dans le manque de qualité de son achat.
Posons les bases, pour bien comprendre les mécanismes généraux :
L’acheteur (pouvoir adjudicateur) formule une demande : le dossier de consultation.
Ensuite, les fournisseurs (entreprises candidates) proposent une offre.
L’acheteur analyse comparativement les offres, et sélectionne l’offre économiquement la plus avantageuse, en fonction des critères de pondération qu’il a fixé au DCE.
Il est important de rappeler qu’en l’absence de raison valable (aucune offre acceptable, carence de candidats, abandon de la procédure sur motif d’intérêt général…) l’acheteur est tenu d’attribuer le marché !
Autrement dit : il peut être contraint de faire un achat qui ne le satisfait que moyennement !
Causes possibles d’une mauvaise qualité d’achat :
– Les entreprises ont mal analysé la demande : leurs offres ne remplissent pas correctement ou complètement la demande.
– Les entreprises n’ont pas correctement compris la demande : elles répondent de bonne foi, mais n’atteignent pas l’objectif, inatteignable dans ces conditions.
– Les entreprises ne comprennent pas la demande, et posent des questions : la correspondance va bon train… et tout le monde se pose de nouvelles questions suite aux échanges des concurrents : l’objectif premier peut être perdu de vue.
– Les correspondances donnent lieu à des modifications répétées du DCE… C’est la panique, la demande change, il faut revoir l’offre : certaines entreprises la remanient, d’autres abandonnent…
– Les offres reçues sont disparates, les contenus ne sont pas cohérents les uns avec les autres : il est difficile de les comparer, le choix devient très subjectif.
Toutes ces causes découlent de la même source : le DCE.
Comprendre les contraintes de chacun… aidera tout le monde !
Les pouvoirs adjudicateurs mettent tout en oeuvre pour produire des dossiers de consultation efficaces. Mais ils ont également différentes contraintes. Parmi les plus courantes, on retrouve :
– la technicité de la demande : la rédaction des pièces techniques est déléguée, parfois à plusieurs entités (BET électricité, BET fluides, par exemple) Voir notre article à ce sujet.
– la non-récurrence du besoin qui donne lieu à l’appel à concurrence (première intervention sur un bâtiment, création d’un premier site web…)
– la directive de conformer les documents à l’existant, ce qui génère souvent des oublis/incohérences (recyclage d’un DCE de même type)
– le manque d’habitude (petites communes qui ne passent que des marchés annuels reconductibles, et peuvent ne consulter que tous les 4 ans !)
L’acheteur a conscience que le DCE est la clé d’un achat réussi, comme l’entreprise candidate a conscience qu’un DCE bien rédigé lui permet une meilleure analyse, et donc un gain de pertinence.
Il est parfois difficile à l’entreprise de se mettre dans la peau de l’acheteur, et inversement, pourtant cela permet à tous de mieux gérer les appels d’offres (en phase de réponse comme en phase de traitement). Heureusement, entreprises et pouvoirs adjudicateur sont soucieux de gagner en efficacité, et en rentabilité…
Nous tentons de vous faire comprendre le point de vue de chacun, afin de faciliter la compréhension de tous !
GBS Appel d’Offres au travers de ses activités, permet aux entreprises de mieux gérer les difficultés de lecture des dossiers de consultation, et aux pouvoir adjudicateurs de clarifier leur documents en amont de la consultation pour mieux traiter la gestion des appels d’offres, et gagner en qualité d’achat.
Nous sommes à votre disposition si vous souhaitez en savoir plus !